При всем многообразии состава
управленческой деятельности можно выделить 4 основные взаимосвязанные функции
управления: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции
объединены связующими процессами — коммуникацией (общением, обменом
информацией) и принятием решений.
Руководство (лидерство) можно
рассматривать как самостоятельную деятельность, заключающуюся в
целенаправленном влиянии на людей, с тем чтобы они работали для достижения
целей организации.
1. Планирование. Функция
планирования заключается в определении того, какими должны быть цели
организации и что надо делать для их достижения. По своей сути функция
планирования отвечает на 3 основных вопроса:
а. Где мы
находимся в настоящее время? (оценка реальных возможностей с учетом внешних и
внутренних факторов).
б. Куда мы
хотим двигаться?
в. Как мы
собираемся сделать это.
Планирование — это не одноразовое действие, а постоянный
процесс. План не должен становиться догмой, он должен постоянно согласовываться
с реальностью.
2.
Организация. Организовать в данном случае означает создать определенную
структуру. Организация состоит из множества формальных и неформальных
элементов, которые необходимо приводить в соответствие, координировать процесс
решения различных задач для достижения общих целей. Работу в организации
выполняют люди, поэтому другим важным аспектом функции организации является
определение того, кто именно будет делать конкретную работу. Для этого
руководитель специально подбирает людей, делегируя им задания и полномочия
использовать ресурсы организации. Люди — субъекты делегирования — принимают на
себя ответственность за успешное выполнение задания. Таким образом они признают
себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование прав и
обязанностей можно назвать средством, используя которое, руководитель
обеспечивает выполнение работы при помощи других людей.
3. Мотивация. Абсолютно
очевидно, что прекрасно составленные планы и самая совершенная структура
организации не будут иметь никакого смысла, если люди не захотят выполнять
необходимую работу. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы люди
выполняли работу в соответствии с делегированными им правами и обязанностями,
сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих
работников. В далекие времена для этого чаще всего использовали хлыст и угрозу,
реже — награду. По мере развития общества проблеме мотивации уделялось все
больше внимания. Создание положительной мотивации — важнейшая психологическая
задача современного менеджмента.
Ранние теории мотивации (тогда они еще так не назывались)
базировались на концепции «экономического человека», берущей начало из трудов
Адама Смита. В соответствии с этой концепцией, люди всегда будут работать
больше, если у них есть возможность больше заработать. Таким образом, проблема
мотивации сводилась к предложению денежного вознаграждения в обмен на
прилагаемые усилия. Исследования психологов показали, что мотивация, т. е.
создание внутреннего побуждения к деятельности, является продуктом сложного
взаимодействия многих потребностей. Общественный и научно-технический прогресс
ведут к повышению материального благосостояния и по мере улучшения жизни,
повышения культурного уровня «среднего» человека простой «пряник» — деньги —
все реже заставляет людей трудиться усерднее. Существует огромное количество
потребностей и целей, достижение которых, по мнению каждого человека, ведет к
удовлетворению этих потребностей. Для достижения этих целей используются
различные способы. Руководитель должен уметь определять потребности и создавать
условия, при которых сотрудники могут удовлетворить свои потребности при
хорошей работе.
4. Контроль. Контроль
тесно связан с планированием. Он выполняет функцию обратной связи. Выделяют три
аспекта управленческого контроля:
а.
Установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть
достигнуты к конкретному сроку. Оно основывается на планах.
б. Измерение
того, что действительно достигнуто к этому сроку, и сравнение достигнутого с
желаемыми результатами.
в. Действия, предпринимаемые для коррекции выявленных
отклонений. Одно из возможных действий — это пересмотр целей, чтобы они стали
реалистичнее, соответствовали ситуации. Например, если на семинарах, которые
являются одной из форм контроля знаний, студенты демонстрируют более быстрое,
чем ожидалось, и при этом отличное усвоение материала, преподаватель может
изменить программу — расширить ее, в результате чего студенты получат
дополнительные знания.
Все перечисленные функции управления требуют обмена информацией
и принятия решений. Обмен информацией в организации происходит по каналам
формальных и неформальных структур. На основе информации принимаются решения.
Значительной частью информации люди обмениваются в процессе общения. Общение —
это коммуникативный процесс. Трудно переоценить значение развития навыков
общения для эффективного управления организацией на всех уровнях. Огромную роль
коммуникативные навыки, коммуникативная компетентность играют в работе
непосредственных руководителей, формальных и неформальных лидеров. Поэтому
перечитайте, пожалуйста, еще раз раздел, посвященный общению.
Принятие решений — это в основном интеллектуальный труд. В
единицу времени он создает значительно большую стоимость, чем простой
физический труд. К сожалению, это еще понимают не все. Работу управления иногда
сравнивают с попыткой составить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков
после того, как кто-то свалил в ту же коробку кусочки мозаики пяти различных
сюжетов. Руководителю приходится перебирать множество вариантов потенциальных
действий, чтобы найти правильное для данной организации, в данный момент и в
данном месте. Руководитель должен сделать серию правильных выборов из
нескольких альтернативных возможностей. Выбор — это и есть решение. Принятие
решения — это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и
контролировать. Именно это составляет основное содержание деятельности
руководителя.
